Các quán phải chuẩn bị nguyên liệu pha chế thế nào cho mùa tựu trường?

Thị trường F&B cần chiến lược phân phối nguyên liệu pha chế chuyên nghiệp trước khi bước vào giai đoạn cao điểm. Với mức tăng trưởng 20-30% trong mùa tựu trường, các quán có thể mất đến 1/3 doanh thu tiềm năng nếu không chuẩn bị kỹ lưỡng cho chuỗi cung ứng.

Trong khi các thương hiệu lớn đã có kế hoạch dự trữ chu đáo, hàng ngàn quán nhỏ lẻ, thậm chí là nhiều chuỗi vẫn đối mặt với tình trạng thiếu hàng bất ngờ, chất lượng không ổn định, hoặc thậm chí phải tạm ngừng các món đặc trưng vì mất nguồn cung.

I. BÀI TOÁN TIÊU DÙNG ĐỒ UỐNG MÙA TỰU TRƯỜNG ĐẦU NĂM

Đầu năm học thực sự là mùa cao điểm của ngành F&B, đặc biệt tại các khu vực gần trường học và khu vực đông dân cư trẻ. Theo báo cáo của Hiệp hội Nhà hàng Việt Nam, lượng tiêu thụ đồ uống tăng trung bình 30-40% trong tháng 8-9 so với các tháng thường.

Vấn đề thiếu hàng đột ngột thường xảy ra vì nhiều quán không dự đoán được mức độ tăng trưởng này. Các nguyên liệu pha chế như trà nền, siro, cốt quả thường bị cháy hàng khi nhà cung cấp không chuẩn bị đủ hàng tồn kho. Tình trạng chất lượng không ổn định cũng xuất hiện khi một số đơn vị vội vàng nhập hàng từ nhiều nguồn khác nhau để đáp ứng nhu cầu.

Mức độ mất mát cơ hội kinh doanh trong thời điểm vàng này là rất lớn. Một quán trà sữa gần trường cấp 3 có thể mất đến 30-40% doanh thu tháng nếu không có đủ nguyên liệu trà sữa trong 2 tuần đầu năm học - thời điểm học sinh hình thành thói quen tiêu dùng mới.

II. THỰC TRẠNG CUNG CẤP NGUYÊN LIỆU PHA CHẾ NGÀNH F&B

Nhu cầu tăng đột biến theo mùa vụ

Qua hơn 11 năm hoạt động trong lĩnh vực phân phối nguyên liệu pha chế, TNL ghi nhận nhu cầu các mặt hàng để làm trà sữa, trà hoa quả tăng mạnh từ 35-50% trong giai đoạn tựu trường. Đặc biệt, từ năm 2024-2025, xu hướng đồ uống lành mạnh khiến nhu cầu matcha, hibiscus, các loại trà thảo mộc tăng vọt, tạo thêm áp lực lên chuỗi cung ứng.

Thách thức lập kế hoạch hàng tồn kho

Nhiều quán gặp khó khăn trong việc dự báo chính xác nhu cầu matcha, trà hoa quả, trà ô long, siro và các nguyên liệu khác. Việc tính toán sai có thể dẫn đến tình trạng dư thừa (tăng chi phí vốn) hoặc thiếu hụt (mất doanh thu). Đặc biệt, các nguyên liệu pha chế nhạy cảm với nhiệt độ như cốt quả, sản phẩm từ sữa cần được quản lý đặc biệt cẩn thận.

Chậm trễ giao hàng và tác động kinh doanh

Nhiều nhà cung cấp không đảm bảo được thời gian giao hàng cam kết trong mùa cao điểm. Việc chậm trễ 2-3 ngày có thể khiến một quán mất khách hàng vĩnh viễn, đặc biệt với nhóm sinh viên - khách hàng dễ thay đổi địa điểm tiêu dùng.

III. HỆ THỐNG TNL ĐẢM BẢO NGUỒN CUNG NGUYÊN LIỆU PHA CHẾ ĐẦU NĂM HỌC

Chiến lược lập kế hoạch trước

TNL áp dụng phương pháp dự báo nhu cầu dựa trên dữ liệu lịch sử từ 3-5 năm trước. Ví dụ, dữ liệu cho thấy nhu cầu trà ô long cho trà sữa tăng 45% vào tháng 8-9, cùng 1 số nguyên liệu khác phù hợp với mùa tựu trường cũng tăng 40% so với tháng các tháng nghỉ hè.

Hàng dự trữ cho mùa cao điểm của TNL bao gồm các nguyên liệu pha chế xu hướng như MONIN Syrup Asian Fusion, ANDROS Fruit Mix và đặc biệt là các loại trà nền từ thương hiệu nguyên liệu pha chế ONEFOOD.

Phối hợp với các nhà cung cấp thượng nguồn, TNL đàm phán phân bổ cố định từ đầu năm với các thương hiệu độc quyền để đảm bảo nguồn cung ổn định. Điều này giúp tránh tình trạng "tranh giành" hàng hóa trong mùa cao điểm.

Quản lý kho nguyên liệu pha chế

Hệ thống kho của TNL tại Hà Nội và TP.HCM được thiết kế với công suất phù hợp cho mùa cao điểm, luôn đáp ứng khả năng dự trữ, cung ứng hàng hoá.

Kho có kiểm soát nhiệt độ với 3 khu vực khác nhau: kho lạnh (-18°C đến -12°C) cho mứt trái cây đông lạnh, kho mát (2°C đến 8°C) cho sản phẩm từ sữa và kho thường (15°C đến 25°C) cho trà, siro. Đây là yếu tố quan trọng đảm bảo chất lượng nguyên liệu pha chế trong điều kiện thời tiết nóng ẩm của Việt Nam.

Mạng lưới phân phối nguyên liệu pha chế

TNL duy trì khả năng giao hàng trong ngày tại 15 tỉnh thành chính, bao gồm tất cả các thành phố có đại học lớn. Điều này đảm bảo các quán không bị gián đoạn hoạt động vì thiếu nguyên liệu pha chế.

Bản đồ phủ sóng toàn quốc với 42 điểm phân phối (theo định vị tỉnh thành cũ), đảm bảo không có "vùng trống" trong việc cung cấp nguyên liệu pha chế. Đây là lợi thế cạnh tranh quan trọng, đặc biệt với các chuỗi có nhiều chi nhánh.

IV. LỢI ÍCH KINH DOANH NHỜ QUY TRÌNH VẬN HÀNH CUNG CẤP NGUYÊN LIỆU PHA CHẾ CHUYÊN NGHIỆP CỦA TNL

1. Quy trình vận hành chuyên nghiệp

Quy trình vận hành hàng ngày của TNL bắt đầu từ 8:00 sáng với việc tổng hợp đơn hàng và lập kế hoạch lộ trình tối ưu. Đội ngũ kho hàng thực hiện kiểm tra chất lượng cho 100% đơn hàng trước khi xuất kho, đảm bảo tối ưu việc nguyên liệu pha chế có vấn đề đến tay khách hàng.

Quy trình kiểm soát chất lượng bao gồm kiểm tra hạn sử dụng, tình trạng bao bì, và kiểm tra cảm quan ngẫu nhiên. Đặc biệt với nguyên liệu trà sữa như sản phẩm từ sữa, TNL áp dụng quản lý chuỗi lạnh nghiêm ngặt từ kho đến điểm giao hàng.

Đại lý phân phối tại Quảng Ninh của TNL, chia sẻ: "Mùa tựu trường năm 2024, cùng với TNL, chúng tôi dự báo chính xác và chuẩn bị đầy đủ hàng tồn kho, cũng như đáp ứng một số nguyên liệu, công thức phù hợp cho tệp khách học sinh, sinh viên, nên không gặp tình trạng cháy hàng nào. Đặc biệt, khi nhu cầu matcha tăng đột biến 80% vào các dịp khác, TNL vẫn đảm bảo giao hàng đúng hẹn, giúp các quán trong khu vực không bị gián đoạn kinh doanh."

2. Lợi ích kinh doanh TNL đem lại cho các quán, chuỗi cà phê, trà sữa

TNL duy trì mức 24-48 giờ ngay cả trong mùa cao điểm, đáp ứng tối đa về uy tín trong việc cung cấp nguyên liệu pha chế đúng hẹn, giấy tờ pháp lý đầy đủ, giúp các quán yên tâm tập trung vào phục vụ khách hàng thay vì lo lắng về chuỗi cung ứng.

Với kinh nghiệm tích lũy qua các mùa cao điểm trong hơn 11 năm, TNL hiểu rằng thành công của đối tác chính là thành công của chúng tôi. Hệ thống vận tải không chỉ là về vận chuyển mà là về quan hệ đối tác, về việc đảm bảo các quán luôn có đủ nguyên liệu pha chế chất lượng để phục vụ khách hàng tốt nhất.

Các quán và chuỗi F&B đang chuẩn bị cho mùa tựu trường 2025? Liên hệ TNL ngay hôm nay để được tư vấn lập kế hoạch và đảm bảo nguồn cung nguyên liệu pha chế ổn định cho thời điểm vàng sắp tới.